Receber um orador no contexto empresarial não é, na sua essência, diferente de uma receção em casa. A arte de bem receber é dominada por quem tem a mestria de saber receber com o coração, independentemente de estar em causa um evento social ou profissional.
Assim, planear, atempada e detalhadamente, a estadia do orador é fundamental para que o evento seja um sucesso. Nessa sequência, partilho 7 passos para que domine, com mestria, a Arte de bem receber.
- Convite
Para que a preparação do evento comece “com o pé direito”, o convite do(s) orador(es) deve ser feito atempadamente.
Não raras vezes, as inúmeras responsabilidades que assumimos, dificultam a observação deste ponto, implicando o desconforto de convidar o orador com pouco tempo de antecedência. Tal poderá implicar a falta de disponibilidade do orador — o que trará consigo um segundo “tema” a tratar — como poderá dificultar a preparação devida do tema que partilhará.
Se, por um lado, a época digital que vivenciamos convida a que, rapidamente, o convite seja efetuado e enviado por e-mail, não nos esqueçamos que dependendo da formalidade do evento, o convite poderá (rectius, deverá também) ser enviado por via postal, em formato papel. Em eventos de luxo ou com elevado grau de formalidade, o convite deve seguir, também por via postal, em formato papel, refletindo a alma do evento, dando o mote para o que o esperará.
Em ambas opções, um contacto telefónico prévio para avaliar a bondade do novo convite é adequado e bem recebido.
Aquando do convite, deve partilhar com o orador informações cruciais sobre o evento (data, hora, local, o porquê do convite, qual(is) o(s) tema(s) que gostaria de ver abordados, se existirão outros oradores ou intervenientes no evento, entre outros) para que possa avaliar se a sua presença é adequada.
- Estadia
Dependendo do orçamento que disponibiliza para o evento, dos honorários acordados com o orador e do contexto do evento, o tema “estadia” pode ter vários contornos.
Se, por um lado, há empresas que deixam claro que a sua organização ficará a cargo do orador — não só porque já tiveram “dissabores” com exigências anteriores exóticas e não querem assumir a responsabilidade de não agradar ao orador nem ter um “orçamento extra” que poderá ser difícil de suportar — por outro lado, há empresas que fazem questão de tratar diretamente da estadia, de acordo com o seu contexto e disponibilidade orçamental tentando enquadrar, de seguida, os “gostos e exigências” do orador.
Assim, é fundamental que fique claro, desde o primeiro momento, quem assumirá esta responsabilidade.
Se assumir que a sua organização suportará as despesas de deslocação, estadia e alimentação “em branco”, não fique surpreendida se, por exemplo, o orador lhe indicar que apenas viaja em classe executiva, que vai contar com a presença da mulher e do assistente, entre outras “exigências”.
Tenha, também, particular cuidado com eventuais dificuldades ou constrangimentos na deslocação/movimentação do orador. A título de exemplo, reservar um hotel numa zona histórica em que o acesso é íngreme e desafiante, pode não ser a melhor opção para uma oradora grávida ou para um orador com alguma idade que revele alguma dificuldade na deslocação.
- Preparação do material para o evento
O material que será necessário para o evento deverá ser prontamente partilhado com o orador.
Neste ponto, deve deixar claro que tipologia de apresentação é permitida, quais os formatos admitidos, o tempo que disponibiliza ao orador para a apresentação e eventuais materiais que todos os oradores deverão utilizar para que haja uniformidade no evento. É de extrema importância que o grau de liberdade permitido a cada orador seja, previamente, definido e transmitido inequivocamente.
Se nada (ou pouco) for partilhado com o orador dando-lhe total liberdade na apresentação de conteúdos, poderá ter oradores com apresentações brilhantes e adequadas ao contexto, contrastando apresentações obsoletas ou apresentações nas quais “a presença do orador basta”, partilhando 2 ou 3 ideias em palco denotando parca preparação.
Assim, caber-lhe-á definir a tipologia de evento e os elementos de ligação entre os vários oradores que permitirão garantir que o conceito do evento fica assegurado.
Antes do evento ter início, deve ainda ser garantido que todo o material está em conformidade e que a sua partilha audiovisual foi testada com sucesso.
Se por adequado (e possível), deve ser dada oportunidade ao orador de, previamente, testar in persona a apresentação e conhecer, previamente, o espaço onde decorrerá o evento, certificando-se que tudo correrá conforme planeado e preparado.
- Receção
Convite aceite; material bem recebido e validado, chegou a hora de receber o orador.
Sempre que o orador se desloque de avião ou comboio, é simpático e de (muito) bom-tom que alguém da organização do evento espere o orador no aeroporto ou na estação de comboio, garantindo o transporte até ao hotel ou ao local onde decorrerá o evento.
Se, por outro lado, o orador se deslocar numa viatura própria, garanta que tem lugar de estacionamento no local onde vai decorrer o evento — se for o local de encontro primordial — e que o hotel que reservou tem lugar de estacionamento garantido.
Se a reserva do hotel tiver ficado a seu cargo, garanta que o orador tem um “miminho de boas-vindas”, com um cartão de boas-vindas assinado por si, assim que chegar ao quarto. Oradores estrangeiros apreciam peças feitas à mão pelos nossos artesãos e iguarias gastronómicas portuguesas da região em que se encontram. Um pormenor que, quando é observado, encanta o orador e eleva o nível do seu evento.
- Apresentação
Apresentar o orador é, também, uma arte.
Para que a apresentação seja concisa e adequada, exige que previamente reflita sobre os pontos que pretende partilhar.
Deve também estar assegurado que a fórmula de tratamento considerada é a correta. Caso tenha alguma questão, pergunte ao orador como gostaria que o apresentasse, uma vez que, se há oradores que prescindem do título académico e/ou honorífico, outros fazem questão que seja utilizada a fórmula de tratamento devida.
Neste contexto, e sempre que o orador tenha um nome e/ou apelido(s) incomuns, certifique-se que são previamente treinados para que, na hora, sejam devidamente pronunciados e percetíveis.
A título de suma, seguem as questões que deve ter em mente aquando da preparação apresentação do orador:
- Qual a fórmula de tratamento a utilizar (nome e apelido(s), título académico; título honorífico, entre outros)
- O porquê de ter selecionado este orador (se tem algum artigo científico sobre o tema da conferência, se é um especialista na matéria; no fundo, o que faz desta pessoa alguém especial para que tenha sido convidado para ser orador)
- Que dados da experiência profissional do orador pretende partilhar (anos de experiência, algum ponto particular ou que seja particularmente relevante para a plateia);
- Agradecer ao orador a sua presença no evento;
Tenha ainda em mente que a apresentação do orador não é um sumário da sua apresentação e que uma eventual relação pessoal ou profissional que exista entre si e o orador não deve ser partilhada para não condicionar a isenção que a apresentação do mesmo deve denotar.
- Oferta
Se, por um lado, é fundamental que agradeça, verbalmente, ao orador a sua presença e disponibilidade para integrar o seu evento, por outro lado, é fundamental o agradecimento não se resuma “às suas palavras”.
Como tal, dependendo do orçamento e do tom do evento, deve ser contemplada uma lembrança.
Dependendo da tipologia do evento, esta oferta pode ser feita publicamente — o exemplo clássico de flores ou de uma peça gravada com a data do evento — ou, se assim o preferir, ser oferecida em privado — em particular quando o evento envolve vários oradores e as ofertas são distintas.
- Despedida
Para que domine, com mestria, a arte de bem receber, a sua missão não está cumprida com o terminus do evento, em sentido estrito.
Assim que o evento terminar, deverá garantir que o orador é devidamente acompanhado — seja até ao parque de estacionamento, seja até ao hotel, aeroporto ou estação de comboio. Reforço, novamente: é responsável por garantir que o orador se sente acolhido e bem recebido, não sentindo qualquer dificuldade em perceber onde e a quem se deve dirigir em cada ocasião.
Certifique-se, também, que o orador chegou são e salvo a bom porto e, no dia seguinte, partilhe com o orador os comentários que recolher sobre a sua apresentação, a bondade da mesma e o quão apreciada foi. É fundamental que seja efetuada e compartilhada a avaliação do evento para que possam ser melhorados (ou adequados) alguns aspectos em eventos futuros.
Artigo publicado, inicialmente, na Executiva, aqui.
