Já pensou no número de reuniões em que, até agora, participou? E quantas vezes sentiu aquele “desconfortozinho” por não saber qual era o seu lugar?
A clássica “dança à volta das cadeiras”, o impasse
“Sente-se aqui, Senhora Dr.ª;
Não, não, deixe estar. Sente-se o Senhor Dr.
Ora essa! Faço questão! A Senhora Dr.ª pode sentar-se aqui.”
ou aquele momento altamente constrangedor em que a mesma cadeira é disputada por dois colaboradores, são exemplos do drama clássico vivenciado por muitos executivos.
Se nas reuniões online a preocupação com as precedências deixou de ter lugar, o regresso às reuniões presenciais implica, mais do que nunca, que estejamos cientes do nosso papel — e, como tal, do nosso lugar – para que, na época da aceleração, possamos maximizar o tempo e colocar o foco no que verdadeiramente importa: o objetivo de cada reunião.
A escolha da forma da mesa não é, de todo, inocente.
Se, por um lado, as mesas redondas expressam uma mensagem de igualdade, equilíbrio e cordialidade, oferecendo maior proximidade entre os vários intervenientes, as incontornáveis mesas retangulares são particularmente eficazes quando pretendemos demonstrar, claramente, quem preside àquela reunião deixando clara a posição hierárquica de cada interveniente. Caso participem três grupos diferentes, as mesas em “U” são particularmente adequadas, pois promovem a comunicação entre todos os intervenientes.
Independentemente da forma que possa apresentar, é à volta da mesa que se celebram negócios, assinam tratados de paz e se reforçam laços profissionais. Esta assume a veste de mesa do poder, da sedução, da negociação, da conciliação ou, simplesmente, da união.
Saber estar, com confiança e cordialidade, em qualquer reunião, é fundamental para que o objetivo desta seja observado.
Se, atualmente, a tendência é conferir um tom informal e flexível às reuniões, tal não significa que não existam regras e que impere o caos; que a eficiência e a maximização do tempo dê lugar ao desconforto, insegurança e incerteza de não saber o que fazer nem onde se sentar.
O tom informal — de mãos dadas com flexibilidade e bom senso — permite que o objetivo da reunião seja cumprido; que todos os intervenientes estejam num ambiente empático, acolhedor e convidativo ao consenso. No fundo, pretende-se que o ambiente harmonioso entre os vários intervenientes proporcione uma negociação fluida que chegue, rapidamente, a bom porto.
Ao anfitrião cabe o papel de, habilmente, delinear o tom da reunião, não descurando o menor detalhe.
Localizado de frente para a porta de entrada da sala, é este, tradicionalmente, o lugar do anfitrião. Estabelece-se, assim, o lugar da presidência, garantindo que consegue ter a máxima visualização da sala. Se estiver no papel de anfitriã, lembre-se desta regra de ouro: o anfitrião nunca deve ficar com as costas viradas para a porta da entrada para que não fique impossibilidade de ter o controle de quem entra ou sai.
Por sua vez, o lugar que ofereça a vista mais simpática para o exterior deverá ser atribuído ao visitante/convidado de honra/delegação convidada.
Se, nas reuniões informais, a flexibilidade e a informalidade imperam – o lugar de cada participante é indicado, verbalmente, por quem preside com o clássico “sentem-se onde quiserem” — não nos devemos esquecer que os lugares à direita e à esquerda de quem preside — tal como a outra cabeceira — deverão ser deixados livres: enquanto lugares de maior destaque e importância, deverão ser atribuídos, expressamente, pelo anfitrião a quem pretenda conceder a honra de os ocupar.
Por outro lado, em reuniões informais — inclusivamente quando têm lugar numa mesa retangular — não é imprescindível que o anfitrião fique sentado à cabeceira. É, contudo, fundamental que ocupe um lugar com boa visibilidade e que esteja virado para a porta de entrada.
Pelo contrário, reuniões formais e/ou revestidas de especial solenidade, ou importância, determinam que esteja claro qual o lugar a ocupar por cada interveniente. Estabelecer, previamente, as precedências não só maximizará o tempo como evitará a incerteza de não saber qual é o nosso lugar. Colocar, antecipadamente, um cartão identificativo em cada lugar — do qual conste o nome e apelido (sem que esteja mencionado o título académico), assim como a instituição e/ou cargo de cada interveniente – é fundamental para que cada interveniente identifique, de imediato, o seu lugar.
Falar de assentamento é, tão só, definir o lugar de cada interveniente de acordo com a sua importância no seio da organização. O lugar do anfitrião — e, como tal, o lugar da presidência — é o primeiro que se estabelece. De seguida, será determinado o lugar do convidado de honra — ou a pessoa de maior estatuto — que, no caso de copresidir, assumirá a segunda presidência. De acordo com a regra geral, o lugar à direita do anfitrião é o lugar mais importante; o lugar à sua esquerda, o segundo lugar mais importante.
A regra de alternância “direita-esquerda” deve, como tal, ser cumprida até terminar o assentamento.
O objetivo da reunião e o tipo de mesa escolhido determinarão o lugar que cada um deverá ocupar. Encontramos, como tal, várias opções de assentamento:
- Sistema de cabeceira única com distribuição hierárquica: é o modelo tradicional utilizado nas organizações em que preside apenas uma única entidade. A mesa retangular é, neste caso, o exemplo clássico destacando e diferenciando o lugar da presidência. Neste caso, quem preside ocupa uma das cabeceiras; as duas laterais estão reservadas para os restantes intervenientes. A outra cabeceira fica livre. O assentamento dos demais participantes é efetuado, em alternância, da direita para a esquerda partindo de quem ocupa o lugar da presidência. Este assentamento vinca, claramente, a posição hierárquica de cada interveniente na reunião: quanto mais perto de quem preside, mais importante; quanto mais longe, menos importante. São mesas de comité nas quais, por exemplo, o Presidente do Conselho de Administração/ CEO, ocupará o lugar da presidência. Nas laterais, ficarão, por exemplo, os diretores de cada departamento que, por regra, se sentam de acordo com a data de criação da sua direção, por ordem alfabética do nome do departamento, por volume de negócios de cada departamento ou de acordo com outro critério estabelecido internamente.
Caso haja necessidade de ocupar a outra cabeceira, deve ter-se o cuidado de não colocar ninguém em frente a quem preside. Pode, por exemplo, ser ocupada por dois colaboradores, garantindo que nenhum deles se situa em frente de quem preside.
- Mesa de cabeceira única equilibrada: neste modelo de assentamento parte-se da direita de quem preside e, no sentido contrário aos ponteiros do relógio, numeram-se os lugares em volta da mesa até chegar ao lugar à esquerda de quem preside. Apesar de ser mais fácil quando se organizam mesas redondas, pode ser também aplicável em mesas retangulares. Nesta mesa, a ideia de unidade, de igualdade e cordialidade do grupo sobressai, pois todos os membros têm a mesma categoria. São mesas utilizadas, por exemplo, para reuniões de júri ou mesas de Conselho de Administração. O presidente ocupa a cabeceira — lugar da presidência — e os conselheiros ficam à sua volta. Por último, o lugar do secretário que fica responsável pela ata. Tal como no exemplo anterior, sempre que haja necessidade pode ocupar-se a outra cabeceira desde que ninguém fique em frente ao presidente.
- Mesa de cabeceira única simétrica: tal como nos exemplos anteriores, neste modelo de assentamento também se ocupa apenas uma cabeceira (lugar da presidência). A distribuição dos restantes intervenientes pelas laterais é efetuada a partir da presidência de forma simétrica: o primeiro lugar à direita fica em frente do primeiro lugar da esquerda e assim sucessivamente. É uma mesa utilizada quando existe apenas um anfitrião e dois grupos/delegações distintas com composição numérica e cargos similares. Nesta mesa, a importância de cada um diminui à medida que se sentam de ambos lados que quem preside. Em grupos empresariais, aplica-se, por exemplo, no caso de uma SGPS em que o presidente da SGPS ocupa a presidência e as duas empresas ficam na lateral da mesa simetricamente.
- Mesa de arbitragem /mesa de negociação direta: sempre que exista um conflito entre duas partes com necessidade de ser moderado por um terceiro (moderador/ árbitro), a cabeceira deve ser ocupada pelo moderador — entidade neutra. Em cada lateral, serão colocados os representantes da organização/delegação/parte em litígio. Caso existam vários intervenientes de ambas partes, o lugar número 1 de cada parte deverá estar situado no centro lateral distribuindo-se os restantes cargos alternando entre a direita e a esquerda partindo do centro. O mesmo é efetuado relativamente à outra parte.
- Mesa de negociação: é a mesa adequada quando dois grupos/duas delegações, devidamente diferenciados, se reúnem para negociar um tema de interesse comum sem que exista um conflito entre ambos. Neste caso, as presidências são colocadas à francesa para que os interlocutores possam comunicar com facilidade; os intervenientes de cada parte são organizados de forma autónoma, de acordo com a regra geral, em alternância, “direita-esquerda” em função da presidência, de acordo com a posição que cada um ocupa no seio da sua organização. Neste caso, ocupam-se apenas as duas laterais da mesa e o assentamento é similar ao anterior: o lugar número 1 é colocado no centro de cada lateral, estando o representante de cada delegação em frente; os restantes cargos, distribuem-se, em alternância, à direita e esquerda do lugar central.
- Mesa de negociação em espelho: neste sistema, tal como no anterior, as presidências são colocadas à francesa, estando apenas ocupadas as laterais da mesa. A lateral do anfitrião (quem organiza a reunião) é organizada de acordo com as regras tradicionais de protocolo. Partindo do lugar central — e em alternância direita-esquerda — distribuem-se os vários intervenientes do maior cargo para o menor. Depois efetuado o assentamento desta delegação — que deverá estar de costas para a parede e de frente para a porta de entrada — a outra delegação organiza-se em espelho (em vez de se organizar de acordo com a regra geral “direita-esquerda”). Desta forma, permite-se que cargos similares fiquem frente a frente (daí a denominação “espelho”). O Presidente tem à sua frente, o seu homólogo; o secretário do anfitrião tem, à sua frente, o seu homólogo e assim sucessivamente. É uma mesa adequada para as reuniões de negociação subsequentes — quando a negociação já vai avançada — pois facilita a comunicação entre pares (comunicamos diretamente com o nosso “reflexo”).
Por fim, uma palavra sobre uma estratégia “clássica” adotada em negociações particularmente tensas.
Para que a contraparte fique numa posição desconfortável, é comum atribuir-lhe um lugar virado para a janela para que a luminosidade exterior a coloque numa situação de desvantagem. Desta forma, o anfitrião — colocado de frente para a porta de entrada e de costas para a janela — conseguirá ter o controlo da sala e perceber, com maior facilidade, a expressão facial do visitante.
Se esta estratégia pode ser particularmente útil numa negociação, deverá ser evitada quando pretendemos que o visitante/contraparte se sinta bem recebido. Nesse caso, deverá sentar-se à direita do anfitrião, evitando que fique de frente para a luz da janela.
Artigo publicado, originalmente, na Executiva aqui.
