De recepções oficiais a eventos informais, dominar a arte de bem receber é a chave para o sucesso.
Ser anfitrião — ou anfitriã — no contexto profissional é muito mais que um título: é saber acolher, genuinamente, quem nos vem visitar. É conseguir deixar o outro confortável; é garantir um ambiente aprazível; é ter cuidado com cada detalhe e não descurar as regras de precedência para que o propósito da visita seja cumprido.
É, como tal, fundamental que toda a equipa esteja ciente do objetivo da visita do CEO que vão receber: trata-se de uma visita de cortesia para sedimentar laços profissionais? Celebrar um negócio? Ultimar os pormenores para a aquisição de uma empresa congénere? Ou, pelo contrário, estamos numa fase embrionária e a visita visa preparar o caminho para uma parceria de sucesso?
É, reforço, absolutamente fundamental decifrar, clara e inequivocamente, o propósito da visita para que possamos assegurar o grau de formalidade aplicável in casu.
Ainda que a visita tenha sido meticulosamente preparada — neste ponto, a coordenação do responsável pelo departamento de relações públicas/protocolo da empresa anfitriã é crucial — saiba que é a si, na qualidade de anfitriã (ou de anfitrião), que cabe a responsabilidade de garantir que o resultado final é positivo não devendo descurar as seguintes 5 regras de ouro seguintes:
- Quem deve receber
Se um CEO visitar a sua empresa, saiba que, enquanto representante da empresa anfitriã, tem o dever de receber, pessoalmente, o seu convidado.
Se, numa primeira leitura, pode parecer uma regra de “senso comum” que o visitante deva ser recebido pela pessoa que, na nossa organização, tenha o estatuto equivalente, a vida tem-nos demonstrado que é fácil escudarmo-nos na agenda preenchida de “diretor geral” e cair na tentação de enviar alguém para receber o CEO que nos visita, em nosso nome.
É um dever — ou, noutra perspetiva, é um privilégio — do anfitrião/da anfitriã receber, pessoalmente, o representante máximo da organização visitante demonstrando respeito e consideração. Nesta sequência, é o anfitrião que tem a responsabilidade de dar a máxima atenção ao CEO visitante, assim como garantir que a estadia corre como esperado.
Se o CEO viajar com uma comitiva, deverão ser distribuídos papéis pelos vários representantes da sua empresa, em função da sua responsabilidade, para que possam receber e acolher os congéneres da empresa visitante respeitando a sua importância.
Por fim, se o CEO for de outra nacionalidade, será simpático aprender as fórmulas básicas de saudação inicial e de despedida, assim como a palavra “obrigada”, no idioma de origem.
Ainda que a língua inglesa seja a língua franca do mundo dos negócios, quem não se sente particularmente próximo e empático quando ouve um “Bom dia” ou “Obrigada” na sua língua materna?
- Onde se senta cada interveniente na mesa de reuniões
O assentamento no contexto de uma reunião continua a ser um tema “quente” e que dá lugar, não raras vezes, a uma “dança à volta das cadeiras”.
Se o anfitrião ainda for “jovem” nestas matérias — ou se não tiver tido o cuidado de planear o assentamento — a incerteza do lugar que cada interveniente deverá ocupar sobressairá.
É um tema sensível que envolve alguma complexidade, pois o lugar que cada presente ocupará transmite uma mensagem de poder e de posição. Como tal, é fundamental definir o propósito da reunião: se estamos no âmbito de uma visita de cortesia ou, pelo contrário, no contexto de uma negociação.
Se pretendermos transmitir uma mensagem de igualdade, cordialidade e de equilíbrio, devemos optar por uma mesa redonda dado que nos oferece maior proximidade entre os vários intervenientes e não salienta hierarquias.
Se, por sua vez, o propósito for marcar, clara e objetivamente, quem preside à reunião, uma mesa retangular será ideal. Neste caso, poderemos optar por uma presidência à inglesa ou uma presidência à francesa, dependendo dos pontos fortes a salientar.
Independentemente do formato da mesa, tradicionalmente, o lugar do anfitrião encontra-se localizado de frente para a porta para que possa ter controlo total do que se passa na sala e, em simultâneo, garantir a sua visibilidade imediata sempre que alguém entra.
Por sua vez, ao visitante deve ser oferecido o lugar que ofereça a vista mais simpática para o exterior.
Independentemente do grau de formalidade inerente a cada reunião, é fundamental que o anfitrião ocupe um lugar com boa visibilidade e que se encontre de frente para a porta de entrada: reforço, jamais deverá ficar com as costas viradas para a porta.
Se, por sua vez, a reunião estiver revestida de especial solenidade, as precedências devem estar, previamente, definidas e o assentamento deve ter sido planeado e concretizado antecipadamente. Tal não só nos permitirá maximizar o tempo, como evitará a incerteza de saber qual é o lugar de cada participante. Para tal, é fundamental que seja colocado um cartão identificativo que indique o nome próprio e apelido(s), assim como o cargo e instituição que representa (caso estejamos perante uma comitiva).
Para recordar os vários sistemas que poderão ser aplicáveis no âmbito de uma reunião (sistema de cabeceira única com distribuição hierárquica, mesa de cabeceira única equilibrada, mesa de arbitragem, mesa de negociação), sugiro a leitura do meu artigo de janeiro de 2022, aqui.
- Quem inicia e termina a reunião?
Um dos poderes-deveres do anfitrião é, sem dúvida, o de iniciar e, correlativamente, terminar a reunião.
Enquanto representantes da organização que recebe, cabe-nos receber e gerir a ordem de trabalhos. Se a reunião é organizada pela empresa que recebe, é a esta que cabe convocar os elementos que deverão estar presentes e, como tal, ter início pela voz do anfitrião.
Creio que este tema é claro e uma solução diversa daria lugar a um cenário verdadeiramente atípico no qual, em casa alheia, o convidado convocaria para uma reunião e, enquanto anfitrião da mesma, caber-lhe-ia dar início e invocar o terminus da mesma.
- Oferecer um presente?
Mais uma vez, dependendo do propósito da vista e do estado da relação profissional, poderá ser adequado oferecer um presente.
Ditam as regras de boas convivência (social e profissional) que é simpático retribuir um convite oferecendo uma lembrança ao anfitrião. Assim, se, por um lado, o visitante não deverá aparecer de mãos vazias, num primeiro encontro presencial será simpático e apropriada a oferta de uma lembrança ao visitante pelo anfitrião. Ofertas que sejam o reflexo da alma da empresa e do nosso país — dando a conhecer a nossa cultura — são particularmente adequadas. No artigo de março, partilhei várias sugestões de presentes particularmente apropriados num primeiro encontro presencial (poder reler as várias sugestões aqui).
Se se tratar de uma visita de cortesia, um convite para jantar num local simpático é adequado.
Contudo, esta reflexão mudará de figura se, por exemplo, a sua empresa se dedicar à produção de vinhos ou de outros produtos gastronómicos. Nesse caso, será particularmente simpático mimar o convidado com um produto que pretenda destacar.
Esta prática é particularmente notória no setor do luxo e da dermocosmética. São setores com uma tradição na Arte de bem receber e acolher transformando-os em verdadeiros “anfitriões”. Não prescindem, como tal, de mimar o convidado (e a sua comitiva) com um produto/conjunto de produtos que, naquele caso, se revele adequado.
- Convidar para jantar ou deixá-lo por conta própria?
Gosto de ver o papel do anfitrião (e da anfitriã) como uma espécie de bonus pater familiae.
O código silencioso que envolve a relação parental — que faz com que, na presença dos nossos pais, estejamos sob a sua almofada — é transponível para a relação anfitrião-convidado.
Desta forma, deixar o seu convidado por conta própria, equivale a um convite dos seus pais para jantar e, no final, ser presenteado com a conta.
É dever do bom anfitrião preparar, meticulosamente, a estadia do visitante garantindo que, particularmente ao jantar, seja devidamente acompanhado e privilegiado com um jantar num local aprazível.
Assim, creio que será um privilégio poder desfrutar de um jantar com o CEO visitante num local que demonstrará a fibra da sua organização e o seu bom gosto. É mais uma oportunidade para demonstrar que sabe receber com o coração e que, “em minha casa, está por minha conta”.
Se preferir cair na tentação de deixar o seu visitante por conta própria, saiba que, em segundos, demonstra o grau de empenho que coloca na relação: cada um por sua conta.
Artigo publicado, originariamente, aqui.
